Termini e Condizioni di Servizio — HeyChat

Ultimo aggiornamento: 30 giugno 2026 Versione: 1.0

1. Premessa e accettazione

I presenti Termini e Condizioni di Servizio (i “Termini”) disciplinano il rapporto contrattuale tra:

RMS GROUP SRLS, P.IVA 09624941218, con sede legale in Piazza Montessori 11, 80011 Acerra (NA), Italia, di seguito “HeyChat” o “noi”,

e il soggetto professionale (persona fisica titolare di partita IVA, libero professionista, ente, società o associazione) che si registra al servizio e ne accetta le condizioni, di seguito il “Cliente” o “tu”.

La registrazione al servizio e l’accettazione di questi Termini al momento del sign-up costituiscono conclusione del contratto ai sensi degli artt. 1326 e 1336 c.c. e accettazione integrale delle clausole che seguono, ivi comprese quelle di cui agli artt. 1341 e 1342 c.c. specificamente sottoscritte (vedi sezione 21).

Se non accetti questi Termini, non puoi utilizzare il servizio.

2. Definizioni

3. Oggetto del contratto

HeyChat concede al Cliente il diritto non esclusivo, non trasferibile e revocabile di accedere e utilizzare il Servizio per la durata dell’abbonamento, secondo le funzionalità incluse nel Piano sottoscritto, esclusivamente nell’ambito della propria attività professionale o imprenditoriale.

Il Servizio è erogato in modalità SaaS: non è venduto né concesso in licenza alcun software installabile. Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale sul Servizio, sul software, sui modelli AI, sui contenuti editoriali, sulle interfacce o sul know-how di HeyChat.

4. Requisiti per la registrazione

Il Servizio è riservato esclusivamente a soggetti business (professionisti con P.IVA, imprese, enti). Non è offerto ai consumatori ai sensi dell’art. 3 del Codice del Consumo (D.lgs. 206/2005). Di conseguenza:

Per registrarti devi: - essere maggiorenne e avere piena capacità di agire; - essere titolare di partita IVA italiana o europea valida (o agire come legale rappresentante di un soggetto che la possiede); - fornire dati veritieri, aggiornati e completi; - accettare integralmente questi Termini e l’Informativa Privacy.

Ti impegni a comunicare tempestivamente eventuali variazioni dei dati forniti scrivendo a amministrazione@heychat.it o utilizzando le funzioni dedicate del pannello.

5. Periodo di Prova gratuita (7 giorni)

Al momento della prima registrazione hai diritto a un Periodo di Prova di 7 giorni durante il quale puoi utilizzare il Servizio senza alcun addebito.

6. Piani e prezzi

I Piani disponibili, le loro caratteristiche e i prezzi sono pubblicati nella pagina dei prezzi del sito heychat.it e nel pannello del Cliente. I prezzi sono espressi al netto dell’IVA, che sarà applicata nella misura di legge.

HeyChat si riserva il diritto di modificare i Piani, le funzionalità incluse e i prezzi in qualsiasi momento, con le modalità e i preavvisi indicati nella sezione 14.

6.1 Cambio di Piano

Puoi modificare il Piano in qualsiasi momento dal pannello: - Upgrade (passaggio a Piano superiore): immediato, con conguaglio pro-rata della differenza di prezzo addebitata nel ciclo di fatturazione successivo; - Downgrade (passaggio a Piano inferiore): efficace a partire dal ciclo di fatturazione successivo. Le funzionalità del Piano più alto restano attive fino alla fine del periodo già pagato.

6.2 Soft-cap e tetti di utilizzo

Alcuni Piani prevedono un tetto consigliato di utilizzo (es. numero massimo di conversazioni mensili). Il superamento del tetto non interrompe il Servizio ma genera una notifica di proposta di passaggio al Piano superiore. HeyChat si riserva il diritto, in caso di utilizzo significativamente superiore al tetto per più cicli di fatturazione consecutivi, di richiedere l’upgrade con preavviso scritto di 30 giorni.

7. Pagamento, fatturazione e rinnovo

7.1 Modalità di pagamento

Accettiamo pagamenti tramite: - carta di credito o debito (Visa, Mastercard, American Express) gestiti da Stripe; - addebito diretto SEPA (per Clienti con conto bancario UE); - PayPal.

I dati di pagamento sono trattati esclusivamente dai rispettivi provider. HeyChat non conserva i numeri completi delle carte né le credenziali bancarie.

7.2 Rinnovo automatico

L’abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza di ciascun ciclo di fatturazione (mensile, salvo diverso accordo), con addebito automatico del canone sul metodo di pagamento associato all’account.

7.3 Fatturazione

Per ogni pagamento andato a buon fine emettiamo regolare fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) entro i termini di legge. La fattura è disponibile per il download dal pannello e viene inviata via PEC o email all’indirizzo indicato dal Cliente.

7.4 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento alla scadenza: - ritenteremo l’addebito automaticamente entro 3, 5 e 7 giorni; - al 3° tentativo fallito ti invieremo un sollecito via email con 7 giorni di tempo per regolarizzare; - decorso il termine senza regolarizzazione, il Servizio sarà sospeso (senza cancellazione dei dati); - decorsi ulteriori 30 giorni dalla sospensione senza regolarizzazione, ci riserviamo il diritto di risolvere il contratto e procedere alla cancellazione dei dati secondo i termini della sezione 11.

Le somme dovute e non corrisposte producono interessi di mora ai sensi del D.lgs. 231/2002.

8. Disdetta da parte del Cliente

Puoi disdire l’abbonamento in qualsiasi momento dal pannello, sezione “Abbonamento → Cancella”. La disdetta è efficace dalla fine del periodo già pagato, durante il quale il Servizio resta pienamente operativo.

Nessun rimborso è dovuto per i giorni residui del periodo già pagato (anche in caso di disdetta nelle prime ore del ciclo), salvo diversa disposizione di legge applicabile.

Eventuali Piani annuali con sconto includeranno la specifica clausola di rimborso nel modulo d’ordine al momento della sottoscrizione.

9. Integrazione con WhatsApp — informativa e responsabilità

Il Servizio si integra con la piattaforma di messaggistica WhatsApp Business per consentirti di gestire le tue conversazioni. WhatsApp è un servizio di Meta Platforms Ireland Ltd. e l’integrazione tecnica avviene attraverso strumenti che si interfacciano con il client WhatsApp Web.

9.1 Conformità alle policy WhatsApp

Tu, in qualità di titolare del Numero WhatsApp, sei tenuto a rispettare integralmente le condizioni d’uso di WhatsApp Business, incluse, a titolo esemplificativo: - la WhatsApp Business Policy; - la WhatsApp Business Solution Terms; - i Termini di Servizio generali di WhatsApp e Meta.

In particolare ti impegni a: - non utilizzare il Servizio per invio massivo di messaggi non sollecitati (spam), promozioni a contatti che non abbiano dato consenso, schemi piramidali, frodi; - ottenere e poter dimostrare il consenso dei Clienti Finali all’invio di messaggi promozionali, ove previsto dal GDPR e dalle policy WhatsApp; - non inviare contenuti illeciti, offensivi, discriminatori, lesivi di diritti di terzi o vietati dalle policy WhatsApp; - non utilizzare il Servizio per attività in violazione di leggi o regolamenti applicabili al tuo settore (es. norme sulla pubblicità di farmaci, gioco d’azzardo, prodotti finanziari).

9.2 Rischio di sospensione del Numero da parte di Meta

Prendi atto e accetti che: - Meta può sospendere o bloccare il tuo Numero WhatsApp in autonomia, senza preavviso, per ragioni legate alle sue policy o ad attività ritenute sospette; - HeyChat non ha alcun potere di impedire, anticipare o ribaltare una sospensione decisa da Meta, in quanto si tratta di una decisione unilaterale del fornitore esterno della messaggistica; - in caso di sospensione del Numero, il Servizio non potrà inviare né ricevere messaggi finché il Numero non venga ripristinato (operazione gestita direttamente da te con Meta); - la sospensione del Numero non sospende l’obbligo di pagamento del canone, salvo che la sospensione sia oggettivamente imputabile a un malfunzionamento del nostro Servizio (in tal caso si applica la sezione 10).

Ti consigliamo vivamente di adottare buone pratiche di “anti-ban” (gradualità dei messaggi, contenuti personalizzati, evitare broadcast aggressivi, gestire il consenso) e di riferirti al nostro supporto per linee guida operative.

9.3 Strumenti di integrazione

L’integrazione tecnica tra il Servizio e WhatsApp utilizza tecnologie che si interfacciano con il client WhatsApp Web. Tali tecnologie sono in continua evoluzione e potrebbero richiedere aggiornamenti, riconnessioni periodiche del Numero (es. tramite scansione di un nuovo QR code) o modifiche tecniche. HeyChat si impegna a comunicare con ragionevole anticipo eventuali modifiche operative che richiedano un intervento da parte tua.

10. Livello di servizio (uptime) e manutenzione

10.1 Best-effort uptime

HeyChat si impegna a erogare il Servizio con un livello di disponibilità target pari al 99% su base mensile (esclusi i casi di cui al punto 10.2). Questo impegno è offerto su base best-effort e non costituisce SLA contrattuale rigida, salvo diversa specifica clausola pattuita per Piani Enterprise.

10.2 Esclusioni

Non sono computati nel calcolo dell’uptime, e non danno luogo ad alcuna responsabilità di HeyChat, i fermi causati da: - manutenzione programmata, comunicata via email o pannello con almeno 24 ore di preavviso; - manutenzione straordinaria urgente necessaria per ragioni di sicurezza; - malfunzionamenti, sospensioni o modifiche di servizi di terzi essenziali per l’erogazione (Meta/WhatsApp, Supabase, Stripe, OVH, Anthropic, OpenAI, provider DNS, fornitori di connettività); - eventi di forza maggiore (vedi sezione 17); - attacchi informatici malevoli (DDoS, intrusioni) di entità tale da non poter essere ragionevolmente prevenuti; - modifiche imposte da Meta alle proprie API o policy che richiedano adeguamento tecnico; - inadempimenti o errori imputabili al Cliente.

10.3 Comunicazione dei fermi

I fermi rilevanti vengono comunicati attraverso il pannello, l’email del Cliente o canali pubblici (es. status page se attiva).

11. Sospensione e cessazione del Servizio

11.1 Sospensione

HeyChat può sospendere il Servizio, anche senza preavviso, in caso di: - mancato pagamento (con le modalità descritte alla sezione 7.4); - violazione di queste condizioni (in particolare le sezioni 4, 9, 12); - uso del Servizio per attività illecite, fraudolente o lesive di diritti di terzi; - richiesta o ordine di autorità giudiziarie o amministrative competenti; - minaccia alla sicurezza, integrità o operatività dell’infrastruttura.

Durante la sospensione i dati restano conservati ma non sono accessibili. La sospensione non interrompe l’obbligo di pagamento del canone, salvo diversa decisione di HeyChat.

11.2 Cessazione

Il contratto si risolve: - per disdetta del Cliente (sezione 8); - per risoluzione di HeyChat in caso di grave o reiterata violazione di queste condizioni, previa diffida ad adempiere di 15 giorni ove possibile (art. 1454 c.c.); - per risoluzione automatica (clausola risolutiva espressa, art. 1456 c.c.) in caso di mancato pagamento protratto oltre 30 giorni dalla sospensione, di utilizzo del Servizio per attività illecite, o di violazione delle sezioni 9, 12.4 e 12.5.

11.3 Effetti della cessazione

Alla cessazione del contratto, per qualsiasi causa: - l’accesso al pannello è disattivato; - ti forniamo un periodo di 30 giorni durante il quale puoi richiedere l’export dei tuoi dati (CSV/JSON) scrivendo a amministrazione@heychat.it; - decorsi 30 giorni, i dati operativi (conversazioni, contatti, configurazioni) sono cancellati in via permanente; - i dati fiscali e contabili sono conservati per i tempi di legge (10 anni).

12. Obblighi e impegni del Cliente

Ti impegni a:

12.1 Uso conforme

Utilizzare il Servizio nel rispetto della legge italiana ed europea, di queste condizioni, delle policy WhatsApp e di tutti i diritti di terzi.

12.2 Sicurezza delle credenziali

Custodire con la diligenza professionale richiesta le credenziali di accesso. Sei l’unico responsabile per le attività svolte attraverso il tuo Account. Devi comunicarci tempestivamente qualsiasi sospetto accesso non autorizzato.

12.3 Titolarità dei dati dei Clienti Finali

Riconoscere di essere il Titolare del trattamento dei dati personali dei tuoi Clienti Finali ai sensi del GDPR, mentre HeyChat agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’accettazione di questi Termini vale come nomina formale di HeyChat a Responsabile, con i contenuti previsti dall’art. 28.3 GDPR riportati nell’Allegato DPA (sezione 22). Sei tenuto a fornire ai tuoi Clienti Finali un’informativa privacy adeguata e a raccogliere eventuali consensi necessari per il trattamento (in particolare per finalità promozionali).

12.4 Divieti specifici

È espressamente vietato: - effettuare reverse engineering, decompilazione, modifica o tentativi di accesso al codice sorgente del Servizio; - rivendere il Servizio a terzi, salvo Piano Enterprise white-label autorizzato per iscritto; - accedere o tentare di accedere a porzioni del Servizio o a dati di altri Clienti per cui non sei autorizzato; - utilizzare il Servizio per spam, phishing, distribuzione di malware, frodi; - caricare contenuti che violino diritti di proprietà intellettuale di terzi; - utilizzare il Servizio per gestire attività illegali (mercati illeciti, gioco d’azzardo non autorizzato, sostanze proibite, ecc.); - aggirare le limitazioni tecniche dei tetti di utilizzo del Piano sottoscritto.

12.5 Conformità alle norme settoriali

Se operi in settori regolamentati (sanitario, farmaceutico, finanziario, legale, ecc.), sei tenuto a verificare autonomamente la conformità dell’uso del Servizio alle norme deontologiche e regolamentari del tuo settore e a impostare l’assistente AI in modo conforme (es. evitare risposte automatizzate che costituirebbero parere medico/legale, raccogliere consensi specifici, ecc.).

13. Limitazioni di responsabilità

13.1 Esclusioni generali

Nei limiti consentiti dalla legge, HeyChat non risponde per: - danni indiretti, mancato guadagno, perdita di clientela, danni reputazionali, perdita di dati derivante da fattori non imputabili a colpa grave o dolo di HeyChat; - malfunzionamenti causati da servizi di terzi essenziali (in particolare Meta/WhatsApp, Supabase, Anthropic, OpenAI, OVH, Stripe, PayPal, fornitori di connettività); - decisioni di Meta/WhatsApp di sospendere, bloccare o limitare il Numero WhatsApp del Cliente; - contenuti generati dall’assistente AI Claude che, per la natura statistica del modello, potrebbero contenere errori o imprecisioni: rimane responsabilità del Cliente verificare, supervisionare e correggere le risposte automatiche, soprattutto in contesti professionali sensibili; - uso improprio del Servizio da parte del Cliente o di terzi che agiscono per suo conto; - forza maggiore (sezione 17).

13.2 Massimale di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva di HeyChat verso il Cliente per qualunque causa è in ogni caso limitata all’importo dei canoni effettivamente pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il fatto generatore della richiesta di risarcimento.

Le esclusioni e limitazioni di cui a questa sezione non si applicano in caso di dolo o colpa grave di HeyChat, né per i danni alla persona di cui all’art. 1229 c.c.

14. Modifiche dei Termini e dei prezzi

HeyChat può modificare i Termini e/o i prezzi del Servizio per esigenze tecniche, normative, fiscali o commerciali.

14.1 Modifiche non sostanziali

Modifiche puramente formali, correttive di refusi, di riorganizzazione del testo o di adeguamento a norme imperative sono efficaci dalla pubblicazione della nuova versione su heychat.it/termini.

14.2 Modifiche sostanziali

Modifiche sostanziali (incluse variazioni di prezzo non riconducibili ad adeguamento ISTAT, nuove esclusioni di responsabilità, modifiche dei periodi di conservazione, riduzioni significative delle funzionalità incluse nel Piano) saranno comunicate al Cliente via email con preavviso di almeno 30 giorni.

Se non accetti la modifica, hai diritto di recedere dal contratto senza alcuna penale comunicandolo via email a amministrazione@heychat.it prima dell’entrata in vigore della modifica. Il Servizio prosegue alle condizioni precedenti fino alla fine del periodo già pagato.

La prosecuzione dell’uso del Servizio oltre la data di entrata in vigore della modifica costituisce accettazione tacita.

15. Proprietà intellettuale

Il Servizio, il software, le interfacce, i loghi, i nomi, le grafiche, i contenuti editoriali (FAQ, documentazione, video tutorial), gli algoritmi e il know-how relativi sono e restano di proprietà esclusiva di RMS GROUP SRLS o dei rispettivi licenzianti.

Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale per effetto del contratto, ma ottiene esclusivamente il diritto di utilizzo del Servizio nei limiti del Piano sottoscritto.

Tu rimani titolare dei tuoi contenuti (testi inseriti come configurazione AI, listini, FAQ, immagini di prodotti caricate, contatti, conversazioni). Concedi a HeyChat una licenza limitata, non esclusiva, gratuita e revocabile in caso di cessazione, di utilizzare questi contenuti esclusivamente per erogare il Servizio.

L’uso del logo e del nome HeyChat in comunicazioni esterne da parte del Cliente è consentito esclusivamente con autorizzazione scritta del Titolare.

16. Privacy e protezione dei dati

Il trattamento dei dati personali nell’ambito del Servizio è disciplinato dall’Informativa sulla Privacy disponibile su heychat.it/privacy, che costituisce parte integrante di questi Termini.

L’accettazione di questi Termini vale altresì come nomina formale di HeyChat a Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR per i dati dei tuoi Clienti Finali, con i contenuti minimi previsti dall’art. 28.3 GDPR e riportati nell’Allegato DPA (sezione 22).

17. Forza maggiore

Nessuna delle parti è responsabile per inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore, intese come eventi imprevedibili, inevitabili e non imputabili: calamità naturali, atti di guerra o terrorismo, scioperi generali, pandemie, blackout estesi delle reti di telecomunicazione o energia elettrica, atti di autorità pubbliche, attacchi informatici di portata sistemica.

La parte impedita deve comunicare tempestivamente all’altra l’evento e adottare misure ragionevoli per limitarne gli effetti. Se l’impedimento si protrae oltre 30 giorni consecutivi, ciascuna parte ha facoltà di recedere dal contratto con comunicazione scritta.

18. Cessione del contratto

Il Cliente non può cedere il contratto, in tutto o in parte, a terzi senza il preventivo consenso scritto di HeyChat.

HeyChat può cedere il contratto, in tutto o in parte, a una società del proprio gruppo o a un terzo cessionario nell’ambito di operazioni straordinarie (fusione, scissione, cessione d’azienda o di ramo d’azienda), previa comunicazione al Cliente con preavviso di 30 giorni. In tal caso il Cliente avrà diritto di recedere senza penali entro 30 giorni dalla comunicazione.

19. Comunicazioni

Le comunicazioni ufficiali tra le parti avvengono: - da parte di HeyChat al Cliente: tramite email all’indirizzo registrato nell’account, tramite il pannello operativo o, per atti formali, tramite PEC; - da parte del Cliente a HeyChat: tramite email a amministrazione@heychat.it, oppure, per atti formali (recesso, contestazioni, diffide), tramite PEC all’indirizzo rmsgroupsrl@pec.cgn.it.

Sei tenuto a mantenere aggiornati l’indirizzo email e gli altri dati di contatto. Le comunicazioni inviate all’ultimo indirizzo comunicato si considerano validamente ricevute.

20. Legge applicabile e foro competente

Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.

Per qualsiasi controversia derivante dall’interpretazione, esecuzione o risoluzione di questi Termini sarà competente in via esclusiva il Tribunale di Napoli Nord (sezione distaccata di Aversa, competente territorialmente per Acerra), con esclusione di ogni altro foro alternativo o concorrente, fatte salve le competenze inderogabili previste dalla legge.

21. Clausole vessatorie (artt. 1341 e 1342 c.c.)

Il Cliente dichiara di aver letto, compreso e specificamente approvato per iscritto, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le seguenti clausole:

L’accettazione informatica di questi Termini al momento della registrazione, tramite spunta di apposita casella dedicata alle clausole vessatorie, vale come specifica approvazione per iscritto ai sensi delle norme citate.

22. Allegato DPA — Accordo sul Trattamento dei Dati (art. 28 GDPR)

Quando il Cliente collega un Numero WhatsApp al Servizio per gestire conversazioni con i propri Clienti Finali, HeyChat agisce come Responsabile del trattamento nominato dal Cliente (Titolare). I rapporti tra le parti sono regolati dalle seguenti clausole, integrative dei presenti Termini:

22.1 Oggetto, durata, natura e finalità

22.2 Categorie di interessati e di dati

22.3 Obblighi del Responsabile (HeyChat)

HeyChat si impegna a: a) trattare i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare (queste clausole DPA, le configurazioni del pannello, le richieste scritte del Cliente). Se HeyChat ritiene che un’istruzione violi il GDPR, lo segnalerà al Titolare; b) garantire che le persone autorizzate ad accedere ai dati siano vincolate a obblighi di riservatezza; c) adottare misure tecniche e organizzative adeguate ex art. 32 GDPR (cifratura, RLS, log, backup, gestione incidenti); d) avvalersi di sub-Responsabili solo nel rispetto delle condizioni di cui all’art. 28.2 e 28.4 GDPR (lista pubblicata in Informativa Privacy, preavviso di 30 giorni per nuovi sub-Responsabili con diritto di opposizione del Titolare); e) assistere il Titolare nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22 GDPR); f) assistere il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR (sicurezza, data breach, valutazione d’impatto); g) notificare al Titolare ogni violazione di dati personali (data breach) entro 48 ore dall’avvenuta conoscenza; h) cancellare o restituire al Titolare i dati al termine del contratto, secondo quanto previsto alla sezione 11.3; i) mettere a disposizione del Titolare le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi e contribuire ad attività di audit (vedi 22.4).

22.4 Audit

Il Titolare ha diritto di verificare la conformità di HeyChat agli obblighi di cui sopra, tramite richiesta scritta motivata, non più di una volta l’anno (salvo data breach o ragionevoli sospetti di non conformità). HeyChat risponderà entro 30 giorni fornendo documentazione, certificazioni o resoconti di audit di parti terze indipendenti, ove disponibili. Audit in loco sono possibili previo accordo scritto sulle modalità, tempi e costi.

22.5 Trasferimenti extra-UE

HeyChat è autorizzato a trasferire dati personali al di fuori dell’UE esclusivamente verso i sub-Responsabili indicati in Informativa Privacy e sulla base delle Standard Contractual Clauses (SCC) della Commissione UE. Eventuali ulteriori trasferimenti richiederanno comunicazione al Titolare con preavviso di 30 giorni.

22.6 Responsabilità

Ciascuna parte risponde dei danni causati dal proprio inadempimento agli obblighi GDPR/DPA. La limitazione di responsabilità di cui alla sezione 13.2 si applica anche al presente DPA, salvo i limiti inderogabili previsti dalla normativa privacy.

23. Disposizioni finali

RMS GROUP SRLS Piazza Montessori 11, 80011 Acerra (NA) P.IVA 09624941218 PEC: rmsgroupsrl@pec.cgn.it Email amministrazione: amministrazione@heychat.it

Termini redatti in conformità al Codice Civile italiano, al D.lgs. 70/2003 (commercio elettronico), al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), al D.lgs. 196/2003 e successive modifiche.

Versione 1.0 — 30 giugno 2026